Tässä blogikirjoituksessa toteamme sen, mikä on tärkeintä ajanhallinnassa. Voit ajatella asian niin itsesi kuin organisaation johtamisen kannalta. Kun keskityt siihen MITÄ teet (mitä organisaatiosi tekee) ja kehität malleja MITEN teet (miten organisaatiosi tekee), laitat ajanhallintasi kuriin.

mikä on tärkeintä ajanhallinnassa?
muista nämä kaksi tärkeää sanaa.

Tässä blogikirjoituksessa toteamme sen, mikä on tärkeintä ajanhallinnassa. Voit ajatella asian niin itsesi kuin organisaation johtamisen kannalta. Kun keskityt siihen MITÄ teet (mitä organisaatiosi tekee) ja kehität malleja MITEN teet (miten organisaatiosi tekee), laitat ajanhallintasi kuriin. Kuulostaa yksinkertaiselta ja mikä helpotus, sitä se onkin. Kyse on oikeastaan vain siitä, että havahdutat itsesi tilanteeseesi. Voit helposti muuttaa ajankäyttöäsi jo vaikka seuraavasta viikosta eteenpäin. Kaikki avaimet kirkkaaseen ajanhallintaan ovat käsissäsi, kunhan vain otat ne käyttöösi.

Mikä on siis tärkeintä ajanhallinnassa? Seuraavat kaksi kysymystä.

MITÄ? Eli fokus oikeisiin asioihin ja edistämään tavoitettasi. Fokusoi tekemisesi kriittisesti, siis kaikki tavoitteesi ja siihen liittyvä tekeminen. Se on toimivan ajanhallinnan ydin. Liputamme vahvasti sen puolesta, että sinulla voi kerrallaan olla vain yksi vahva päätavoite ja sen rinnalla joko kaksi sitä tukevaa tai erillistä tavoitetta. Tavoitteidesi määrittämisen jälkeen mieti kaiken tekemisesi kohdalla: Viekö tämän tehtävän tekeminen minua kohti tavoitettani? Liian usein teemme sitä, mikä on mieluisinta ja mukavuusalueellamme. Hairahdumme huomaamattamme siis täysin väärälle tielle. Tiukan ajanhallinnan kautta kannattaa yleensä tehdä myös niitä asioita, jotka ovat epämukavuusalueellamme. Monilla toimii tapa, jossa tehdään aamulla heti inhottavat asiat pois. Näihin tehtäviin kannattaa erityisesti käyttää ajanhallinnan tehokeinoja.

Viekö tämän tehtävän tekeminen minua kohti tavoitettani?

MITEN? Eli tehostat ajankäyttöäsi ja otat ajanhallinnan tehokeinot käyttöön. Ajankäyttöä voi helposti tehostaa priorisoinnilla. Mieti jokaisen tehtäväsi, siis jokaisen palaverin, puhelun, sähköpostin, kohdalla taas kysymystä: Viekö tämän tehtävän tekeminen minua kohti tavoitettani? Jos vastaus on ei, pohdi tarkoin, miksi olet tekemässä kyseistä tehtävää (selvitä juurisyy) ja voiko tehtävän jättää tekemättä tai delegoida jollekin. Mieti myös tarkkaan, miksi tehtävä on juuri sinun työpöydälläsi. Jos taas vastauksesi on kyllä, tee tehtävä mahdollisimman tehokkaasti.

Ajanhallintaan on olemassa mitä moninaisimpia tehokeinoja. Valitset vain itsellesi sopivimmat. Priorisoinnin tukena voit käyttää Eisenhowerin tunnetuksi tuomaa matriisia. Tärkeät, kiireelliset (pakko tehdä heti) – Tärkeät, ei kiireelliset (suunnitelmallisia tiedossa olevia, näihin kannattaisi keskittää aikaa ja energiaa) – Ei tärkeät, kiireelliset (delegoi) - Ei tärkeät, ei kiireelliset (hylkää). Pomodoro-tekniikka, alle kahden minuutin sääntö, suunnan tarkistaminen, tulipaloihin varautuminen ja ylipäätään kurinalainen kalenterinhallinta ja suunnittelu ovat ajanhallinnan parhaita kulmakiviä.

Mitä tehdä, kun työmäärä kasvaa yksinkertaisesti liian suureksi?

Joskus organisaatiossa voi tietysti olla tilanne, että MITÄ-osuus on selkeä, mutta sitä on yksinkertaisesti liikaa. Silloin kannattaa muistaa se, että ihmisen kapasiteetti tehdä tehokasta ja laadukasta työtä on suhteellisen sama. Kun työmäärä kasvaa liian suureksi, tekeminen hidastuu entisestään. Virheitä tapahtuu ja asioita joudutaan korjaamaan sekä tekemään uudelleen. Jos tehtävän kirkastaminen ja tehokeinojen kurinalainen käyttö ei riitä, on yksinkertaisesti karsittava tavoitteiden määrää. Voisiko projekti x:n hoitaakin osin vasta ensi vuoden ensimmäisellä kvartaalilla eikä juuri nyt? Usko tai älä, lopputulos on karsittuna varmasti parempi.Kirkas ajanhallinta lähtee käyntiin päätöksestä ja siitä, että teet ensimmäisen teon nyt heti. Et huomenna, et maanantaina, et ensi viikolla tai -kuussa. Vaan nyt! 

myös nämä voisivat kiinnostaa sinua.

Tilaa uutiskirje

Love it uutiskirje on sinulle, joka olet kiinnostunut itsesi kehittämisestä ja johtamisestaTilaa nyt!

Tilaan uutiskirjeen
Hyväksyminen*

ota yhteyttä.

Noora Uitto

+358 45 618 1988

noora@loveitvalmennus.com

Emilia Rautiainen

+358 40 730 7076

emilia@loveitvalmennus.com

Erätyöpaja - haluatko kehittää organisaatiotasi luonnon rauhassa?