Aikapaine, deadline painaa päälle. Oletko koskaan ajatellut, että saisit aikapaineesta apua arjen kiireeseen? Meille monille on tuttua, että aikapaineen alla saadaan paljon aikaiseksi, mutta moniko meistä hyödyntää aikapainetta systemaattisesti arjen työssä? Aikapaineen hyödyntäminen ei tarkoita sitä, että asioita tehtäisiin kiireessä viime tinkaan hutiloiden, vaan aikapainetta voi ja kannattaa hyödyntää säännöllisesti kiireisen arjen ajanhallinnan työkaluna.
Kokosimme tähän artikkeliin muutamia vinkkejä miten aikapaine muutetaan ajanhallinnan työkaluksi. Parasta on, jos käytät aikapaineeseen oikeaa aikalaskuria, jos ei nyt munakelloa, niin vaikka appikaupan ilmaista aikalaskuria. Tärkeää on, että tunnet kellon käyvän, vaikka sinulla ei olisi kiire mihinkään.
Aikapaine arjen avuksi:
Tehopalaverit
Testaa 15 minuutin tehopalavereja. Kun aikaikkunaksi on määritelty vain 15 minuuttia, osallistujat tulevat yleisesti palaveriin asenteella “Tässä tehdään nopeat ratkaisut ja eteenpäin!”. Kokeile ihmeessä 15 minuutin palaverin taikaa!
Alle 2 minuutin sääntö
Kaikki asiat, jotka tulevat eteesi ja joiden tekeminen vie aikaa alle 2 minuuttia, hoida joko heti pois tai delegoi heti jollekin toiselle. Jos eteesi tuleva asia vie yli 2 minuuttia, tee sille kuitenkin kalenteriisi aikavaraus heti ja lisää se tehtävälistallesi.
Pomodoro -tekniikka
Pomodoro [italia] - Tomaatti. Pomodoro-ajanhallintamenetelmä on saanut nimensä tomaattia muistuttavasta "munakellosta". Pomodoro on vanha ajanhallinnan tehokeino ja me olemme hiukan modifioineet sitä nykyiseen kiireiseen arkeen.
- Valitse 1-4 tehtävää
- Keskity yhteen tehtävään 25 minuuttia ja pidä 2-5 minuuttia taukoa
- Toista 4 kertaa
- Lopuksi analysoi, listaa ja aikatauluta jatkotehtävät maksimissaan 30 minuuttia
- Hyödynnä ajanottoon munakelloa tai puhelimen ajastinta!
Meillä on enää harvoin mahdollisuus varata kalenterista 2,5 tuntia keskeytyksetöntä aikaa. Siispä Pomodoroa kannattaa hyödyntää arjessa yhden jakson verran. Varaa siis puoli tuntia aikaa, tee 20-25 minuuttia keskittyneesti ja sen jälkeen analysoi, listaa ja aikatauluta jatkotehtävät sekä pidä lyhyt ajatustauko 5-10 minuuttia. Muista hyödyntää ajastinta, jotta saat todellisen aikapaineen aikaiseksi.
Palaverivälit
Monesti käy niin, että työpäiviin, esimerkiksi palaverien välille, ilmestyy yllättäviä 10-20 minuutin välejä. Tauot ja palautumiset ovat paikallaan monesti näihin tilanteisiin, mutta osa näistä kannattaa ehdottomasti hyödyntää aikapaineen avulla johonkin täsmätekemiseen.
Pitääkö sinun kirjoittaa joku teksti, lukea dokumentti vai kaipaisiko edistystä joku inhottava asia, jota olet pitkittänyt jo useampaan otteeseen. Jos palaveriisi on aikaa 15 minuuttia, tee 10 minuuttia tehokasta työtä ja jätä vielä 5 minuuttia ajatuksen siirrolle seuraavaan kohtaamiseen.
Hyödynnä näitä vinkkejä ja ota aikapaine työkalupakkiisi arjen avuksi. Huomaat eron tekemisessä jo hetkessä. Usko tai älä, mutta älä jätä näitä kokeilematta! Muistuttele vielä myös mieleesi, mikä on tärkeintä ajanhallinnassa. Muista nämä kaksi tärkeää sanaa.
