Tässä artikkelissa saat 2 selviytymiskeinoa vuoden loppukiriin. Taas on se aika vuodesta, kun kaikki pitää saada valmiiksi. Kaikki vieläpä samaan aikaan. Strategian päivitys, budjettien viilaus, toiminnansuunnittelu. Taas alkavat pikkujoulut, henkilöstöpäivät, asiakastapaamiset, sopimuskatkot, tapahtumat ja mitä vielä. Miksi näin? Miksi ihmeessä olemme aiheuttaneet aikatauluihimme tällaisen kaaoksen? Loppuvuosi yllättää meidät aina kuin lumisade konsanaan.
Jos et koe loppukirin tunnetta, hyvä niin! Olet omassa sarjassasi, jossa ei ole monia muita työelämän sankareita. Haastavan loppuvuoden ruuhkasta tekee se, että vaikka hallinnoisit omaa ajankäyttöäsi kuinka hyvin, ajankäyttösi on myös monen sidosryhmän käsissä. Toisaalta positiivisen ajattelun kautta loppukiri auttaa pakostikin edistämään monia asioita maaliin tehokkaasti.
Tässä kuitenkin 2 selviytymiskeinoa vuoden loppukiriin.
Selviytymiskeino 1: Raju priorisointi
- Ennakoi niin paljon kuin voit. Laita tärkeimmät asiat kalenteriin hyvissä ajoin, jotta niille on varmasti riittävät aikavaraukset. Varaa aikaa myös itse asian tekemiselle.
- Vaikka tuntuu, että kalenteri on aivan täynnä, varaa itsellesi aikaa tilannekatsaukseen. Pidä siis itsesi kanssa vaikka 15 minuutin tilannepalaveri ainakin viikoittain. Tarkista siinä tavoitteesi ja tarkista suuntasi, oletko tekemässä oikeita asioita tavoitteesi eteen?
- Valitse kolme tärkeintä tavoitetta loppuvuoteen. Siirrä muut tavoitteet rohkeasti ensi vuoteen tammi-helmikuulle.
- Nyt on jäljellä viisi viikkoa jouluun. Valitse viisi ehdotonta tehtävää, jotka sinun on tehtävä prioriteettien eteen.
- Karsi kalenteristasi kaikki ylimääräinen pois. Myös ne kivat asiat, jos ne eivät edistä tavoitettasi. Siirrä ei kiireelliset, mutta tärkeät asiat ensi vuoteen tai selkeästi hilaisempaan ajankohtaan.
- Sano rohkeasti, mutta rakentavasti EI. Esimerkiksi esihenkilölle: “Mitä priorisoin tai minkä tehtävän siirrän tai jätän tekemättä?”
Selviytymiskeino 2: Ajankäytön tehostaminen
- Liinaa kalenterisi. Tekemiset vievät niille varatun ajan. Muuta kalenteriin aikavarauksesi lyhyemmäksi. Hävitä kalenteristasi kaikki yli tunnin mittaiset varaukset. Varaa ennemmin 3 x 1 tunti. Muuta 1 tunnin palaverit 45 minuutin mittaisiksi, puolen tunnin palaverit 20 minuuttiin. Testaa kuinka paljon 15 minuutin palaverissa saadaan aikaan, kun kaikki tulevat siihen asenteella “tämä hoidetaan tehokkaasti”. Varaa lisää aikaa tarvittaessa.
- Hyödynnä tekemisessä aikapainetta. Mitä ehdin saamaan aikaiseksi, kun seuraavaan palaveriin on 20 minuuttia? Tehokkaan 15 minuutin tehtävän ja valmistautumiseen jää silti 5 minuuttia. Kun kellotat ajan, saat aikaan todellisen aikapaineen.
- Hyödynnä tehokkainta aikaasi. Monet ovat tehokkaimmillaan aamulla, mutta tehokkain aika voi olla milloin vain. Hyödynnä tehokkain aikasi vaativiin tehtäviin, älä missään nimessä rutiineihin tai vaikka sähköpostin käyttöön. Suojele tehokkainta aikaasi muilta varauksilta.
Ja muista aina mikä on tärkeintä ajanhallinnassa. Kun keskityt siihen MITÄ teet (mitä organisaatiosi tekee) ja kehität toimintamalleja sille MITEN teet (miten organisaatiosi tekee), laitat ajanhallintasi kuriin.
Tsemppiä loppuvuoteen!
